気がついたら採用担当lの人から留守電が入っていた。
折り返し電話しないといけないけど、どうしよう……、ってことありますよね。
この記事では、
- 電話を折り返す前の準備
- 電話するときのポイント
- 実際の会話例
について、就活生向けに解説します。
電話の折り返し方に悩んでいる人は、ぜひチェックしてください！
- 電話の折り返し方に悩んでいる人
- 電話応対がうまくできるか不安な人
折り返し電話する前に準備することは？
スケジュール確認やメモをできる用意しておく
電話の要件をメモしたり予定の調整ができるように、スケジュール帳やメモ用紙、筆記用具などを手元に置いておきましょう。
要件を間違えないように電話を録音したい、と思う人もいるかもしれませんが、録音は基本的にNGです。
せっかく電話で話をしても、内容を忘れてしまったら意味がないのでメモを準備しましょう。
周りが静かで電波のある場所を選ぶ
電話をする間に、周りが静かでちゃんと電波の入る場所に移動しましょう。
周りがガヤガヤしていたり、電場が悪い状態では、ノイズのせいでうまくコミュニケーションを取れない可能性があります。
スムーズにやり取りできるように、場所を選んで電話しましょう。
10〜11時半、13時半〜17時くらいの時間を選ぶ
相手側の都合も考えて、10〜11時半、13時半〜17時くらいの時間帯に折り返すのがいいでしょう。
早朝や深夜、お昼休み中は担当者の方も仕事をしてないでしょう。
そんな電話がくると、相手に迷惑をかけてしまうかもしれません。
向こう側にも都合があることに配慮しましょう。
緊張するなら、最初に話すことをあらかじめ書き出したりしてみよう
友達とのカジュアルな電話と違って、会社の人とのビジネスな電話は、はじめは誰でも不慣れで緊張すると思います。
うまく話せるか心配な時は、話すことあらかじめメモに書き出してみたりするのもオススメです。
緊張してド忘れしないように、相手の会社名や名前をメモしておくのもありです。
他にも、
- 深呼吸する
- 水を一口飲む
といったことも緊張をほぐすのにいいでしょう。
折り返し電話で話す時のポイントは？
落ち着いてゆっくり丁寧に話す
電話で話すときは、対面で話すときよりも落ち着いてゆっくり丁寧に話すように心がけましょう。
電話は対面とは違い、
- ノイズなどが入って聞き取りにくいことがある
- 音声だけで表情などが伝わらない
- 緊張すると早口になったり、ボソボソ話したりしがち
だからです。
まず最初に挨拶して名乗り、取り次いでもらう
こちらから折り返し電話をかけると、電話に出た会社の人が
- 「お電話ありがとうございます。〇〇（会社名）の△△部（部署名）です」（例）
などと最初に言うと思います。
その後、こちらから挨拶して名前を名乗り、担当者の人に取り次いでもらいましょう。
- 「お忙しいところ恐れ入ります」
- 最初にひとこと挨拶する
- 「〇〇大学（学校名）の△△（自分の名前）です」
- 自分の名前を名乗る
- 「⬜︎⬜︎部（相手の部署）の××様（相手の名前）からお電話をいただいたのですが、××様はいらっしゃいますでしょうか？」
- 電話もらっている旨を伝えて、担当の方に取り次いでもらう
- 「いらっしゃいますでしょうか」は二重敬語ですが、実際にはよく使われます
【担当者につないでもらった場合】挨拶して名乗り、相手の都合を確認する
担当者の人に取り次いでもらった場合、最初と同様に挨拶をして名乗り、今から会話できるか相手の都合を確認しましょう。
- 「お忙しいところ恐れ入ります」
- 最初にひとこと挨拶する
- 「お電話いただいた、〇〇大学（学校名）の△△（自分の名前）です」
- 自分の名前を名乗る
- 「先ほどは電話に出れず失礼しました。いまお時間よろしいでしょうか？」
- 電話に出れなかったお詫びをして、相手の都合を確認する
【担当者が不在だった場合】もう一回折り返す旨の伝言を残してもらう
担当者が不在で取り次いでもらえなかった場合は、また後でもう一回折り返す旨の伝言を残してもらいましょう。
伝言をお願いすることで、こちらから一度折り返したことが担当者の人に伝わります。
そうしないと、担当者の人としては「留守電を聞いてもらえたかもわからない」という状態になってしまうからです。
- 「〇〇頃（もう一度折り返す日時）にもう一度お電話いたしますので、その旨××様（相手の名前）にお伝えいただけないでしょうか？」
会話が終わった後、お礼をして一拍置いてから電話を切る（ブチっと切らない）
要件を話し終わったら、最後にお礼を言いましょう。
その後、一呼吸置いてから電話を切ります。
折り返しの場合、こちらからかけているので相手が電話を切るのを待つ必要はありません。
ただし、話が終わったあとすぐにブチっと切ると印象が悪いので要注意です。
- 「今日はお忙しいところお時間いただきありがとうございました」
- 最後にお礼を言う
- 「失礼します」
- 電話を切ることを伝える
- 一呼吸置いてから電話を切る
- すぐにブチっと切らないように
まとめ
電話応対は慣れが大事、無理に完璧にしようとしなくてもOK
電話応対は最初は誰でも不慣れなので、ちょっとずつ慣れていくことが大事です。
会社の担当者の人だって、昔はうまくできなかったでしょう。
完璧に電話応対できなくても、丁寧さ・誠実さ・一生懸命さが伝われば十分かなと言う気もします。
学生の方が、会社の人とビジネス的な電話をする、と言うのは最初かなり抵抗感や緊張感があると思います。
でも、だからといって電話を無視したりメールで返すよりは、折返し電話をするのが良いでしょう。
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